Với những tiện ích mang lại, email hay thư điện tử hiện đang được sử dụng rộng rãi, đặc biệt ở môi trường công sở. Nhưng cũng không ít người mắc phải những tình huống dở khóc dở cười chính vì sự tiện dụng của hộp thư điện tử này.
Đôi khi những kỹ năng viết mail tưởng chừng như đơn giản lại giúp cho bạn truyền tải thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả và quan trọng nhất là tránh những lỗi ngớ ngẩn ảnh hưởng đến công việc của bạn, chỉ vì một bức thư. Hãy cùng bỏ túi một vài mẹo để cải thiện kỹ năng viết email nhé!
Nghĩ đến người nhận mail của bạn
Việc nghĩ đến người đọc giúp bạn viết một email chỉn chu hơn, dễ hiểu hơn và ngắn gọn hơn. Hãy thử đặt mình vào vị trí người đọc, để xem chính bạn có hiểu rõ những gì mình đang viết.
Dành một chút thời gian để lược bỏ một vài câu từ không cần thiết, tránh sự khó hiểu, màu mè. Và nhớ chính tả là điều quan trọng nhất. Hãy kiểm tra chính tả để tránh những bối rối sau khi đã gửi mail nhé!
Xác định rõ phần chủ đề
Chủ đề của một email được gửi là tóm tắt ngắn gọn khái quát phần nội dung của thư. Nó còn là công cụ giúp người nhận nhìn ra được sự khác biệt giữa email của bạn và hàng tá những email khác được gửi đến trong ngày. Hãy chuẩn bị phần chủ đề ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin và ấn tượng nhất có thể.
Ví dụ như bạn muốn gửi một email xin việc thì việc bạn cần làm là nêu rõ vị trí ứng tuyển, tên của bạn vào chủ đề của email. Đây cũng là một cách mà người nhận email thấy được sự nghiêm túc trong cách bạn làm việc, và sự tôn trọng của bạn đối với người nhận.
Email càng thu hút, càng ngắn gọn càng tốt
Đừng quá lạm dụng những file đính kèm nếu nội dung email chỉ vỏn vẹn vài câu. Hãy viết ở phần nội dung, email của bạn sẽ trông gọn gàng hơn rất nhiều. Mặc khác, với những thông tin ngắn gọn, được soạn sẵn trong phần nội dung thư, không chỉ giúp người nhận tiết kiệm được thời gian đọc thư mà chính người gửi cũng rút gọn được những bước không cần thiết.
Nhưng với trường hợp tài liệu dài, có hình ảnh, tài liệu là video, audio, hãy gửi thư với một “tài liệu đính kèm”. Nó cho phép bạn gửi thông tin chi tiết đến với người nhận.
Đảm bảo tuân thủ quy tắc sử dụng email công việc
Thường thì ở mỗi một công ty hay doanh nghiệp sẽ có một địa chỉ email với tên miền khác nhau. Và rõ ràng địa chỉ email mà công ty cung cấp cho bạn là để sử dụng trong công việc. Nên hãy thực hiện đúng nội quy công ty, tuyệt đối không dùng email của công ty để trao đổi những vấn đề cá nhân. Một đống rắc rối không ngờ sẽ tự dưng đổ ập lên đầu bạn lúc nào không biết đấy!
Gửi đúng địa chỉ người nhận
Hãy chắc chắn rằng, địa chỉ bạn muốn gửi email luôn chính xác. Dù là bạn gửi email cho một hay nhiều người, hãy dành một chút thời gian kiểm tra lại những địa chỉ email mà bạn muốn gửi thông tin. Điều này vừa tránh làm lộ tin nội bộ cho một nhân vật thứ ba nào đó, vừa tránh được việc những người liên quan không nắm được vấn đề.
Sử dụng ngôn từ chuẩn xác
Hãy nhớ những ngôn ngữ địa phương, hay những từ ngữ mang tính cá nhân không nên xuất hiện trong một email công việc. Rõ ràng, mỗi người sẽ có một cách riêng trong việc thể hiện email, nhưng chỉ nên sử dụng phong cách trò chuyện thân mật khi đang trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp thân thiết và sử dụng email với một phong cách trang trọng sẽ phù hợp với lần đầu tiên giao tiếp với một ai đó, giao dịch với khách hàng hoặc một mối liên hệ bên ngoài.
Bạn có thể mở đầu thử với “Chào”, “Xin chào”, hoặc chỉ với một cái tên của người nhận nếu có mối quan hệ thân thiết. Trong các email trang trọng hơn bạn có thể dùng “Kính gửi…”. Và ở đoạn kết thư, hãy sử dụng những ngôn từ kết thư thích hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
Đưa thêm các chi tiết liên lạc
Đừng quên thêm phần chữ ký của bạn ở cuối mỗi email. Trong một số trường hợp, phần “chữ ký” giúp bạn truyền tải được chức danh, địa chỉ thư, số điện thoại, địa chỉ, trang web… Với một vài công ty, người ta còn tận dụng phần chữ ký để giới thiệu, quảng bá sản phẩm của mình đến đối tác nữa đấy.
Kiểm tra trước khi bấm nút send
“Cẩn tắc vô áy náy”, hãy kiểm tra mọi thứ: Nội dung email, lỗi chính tả, ngữ pháp, địa chỉ người nhận… một cách cẩn thận trước khi gửi. Nó sẽ giúp bạn tập được tính cẩn thận cũng như loại trừ giúp bạn một số những khả năng gây hiểu lầm không đáng có chỉ vì một bức thư điện tử.
Email là một dạng giao tiếp giúp chúng ta trao đổi thông tin trong công việc một cách nhanh chóng và sử dụng email đúng cách cũng là một trong những bí quyết thành công với rất nhiều người. Một email bạn gửi sẽ phản ánh phần nào trình độ và khả năng làm việc cũng như tính cách của bạn. Do đó, hãy chỉn chu trong từng email được gửi đi, nó có thể là chất xúc tác mang bạn đến với nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn đấy.
Tú Trinh/Lifestyle
